Už jste někdy dostali e-mail, který jste navzdory veškeré snaze nepochopili ani napopáté? Nebo jste se zoufale snažili vyplnit nějaký formulář, a nakonec jste stejně museli přiznat porážku a zavolat na infolinku?

V obou situacích (a mnoha podobných) je na vině neefektivní komunikace. Texty, které možná nehyzdí žádná hrubka, ale neplní svůj hlavní účel – předat informace jasnou a srozumitelnou formou.

V tomto článku si ukážeme, jak psát tak, aby čtenář rychle našel to, co potřebuje, pochopil to a dokázal se podle toho zařídit.

Efektivní komunikace má spoustu tváří – my řešíme tu psanou

O efektivní komunikaci se mluví v různých oborech a pokaždé trochu v jiném významu a kontextu:

• V psychologii se spojuje hlavně s porozuměním – umět naslouchat, pojmenovat emoce a reagovat tak, aby druhá strana cítila, že jí rozumíme.
• V managementu je to nástroj vedení – jasné cíle, otevřená zpětná vazba, umění předcházet konfliktům a sladit tým bez nekonečných porad a zbytečných nedorozumění.
• V pedagogice znamená efektivní komunikace schopnost vysvětlit složité věci srozumitelně – jazykem, kterému dítě rozumí, a způsobem, který ho motivuje.

A mohli bychom pokračovat. Vždycky ale platí, že efektivní komunikace přenáší význam sdělení tak, aby mu příjemce porozuměl a mohl podle něj jednat.

Efektivní komunikaci tak můžeme definovat podobně jako plain language (tj. jednoduchý, srozumitelný jazyk).

Jednoduchý jazyk: Komunikace, při které jsou formulace, struktura a formátování natolik jasné, že zamýšlení čtenáři dokážou snadno

• najít to, co potřebují,
• pochopit to, co našli, a
• tyto informace použít.

— ISO 24495-1:2023 Plain language – Part 1: Governing principles and guidelines

Čtyři zásady efektivní komunikace

Efektivní komunikaci (podobně jako plain language) můžeme popsat čtyřmi charakteristikami – čtyřmi „P“.

1. Přínosnost (pište pro čtenáře, ne pro sebe)

Než napíšete první větu, položte si otázku: Proč by si to měl čtenář přečíst? Co mu to přinese? Efektivní komunikace totiž není o tom, co chcete říct vy, ale co potřebuje slyšet čtenář. Každá informace, která je navíc, je opravdu navíc.

Zeptejte se:

• Kdo je můj čtenář a co už o příslušném tématu ví? Je to odborník, nebo laik?
• V jaké situaci bude můj text číst? Bude v klidu, nebo ve stresu? Kolik času bude mít?
• Co přesně v dané situaci potřebuje slyšet?

2. Přehlednost (nechte čtenáře skenovat)

Drtivou většinu informativních textů lidé nečtou, ale skenují. Projíždějí je očima a hledají, co je zajímá. A to je naprosto v pořádku. Váš text proto musí být dobře strukturovaný, přehledný a snadno skenovatelný.

Používejte:

• Výstižné nadpisy a mezititulky
• Odrážkové a číslované seznamy
• Krátké odstavce
• Bílé místo

3. Pochopitelnost (pište tak, aby vám rozuměli)

Efektivně komunikovat neznamená psát primitivně nebo vynechávat důležité informace. Znamená používat běžné výrazy a vysvětlovat ty, které běžné nejsou. Čtenář často neodpadne z lenosti, ale proto, že autor prostě nemluví jazykem jeho kmene.

Co dělat, aby byl text pochopitelný:

• Používat zájmena VY a MY, omezit trpný rod na nezbytné minimum
• Používat známá slova a konkrétní příklady
• Odborné termíny a zkratky vysvětlovat už při prvním výskytu
• Stejné věci pojmenovávat stejně – čtenář pak ví, o čem je řeč

4. Použitelnost (pište návody, ne detektivky)

Pokud se vám podařilo napsat přínosný, přehledný a pochopitelný text, je velmi pravděpodobné, že bude zároveň použitelný. Čtenář bude vědět, co má udělat, proč to má udělat a jak to má udělat. To je podstata efektivní komunikace.

Nejste si jistí, jestli jsou vaše texty použitelné?

• Zeptejte se kolegy, ideálně z jiného týmu: „Co bys po přečtení udělal?“
• Sledujte, na co se čtenáři ptají a v čem dělají chyby – tohle je skvělá, i když někdy nepříjemná zpětná vazba
• Klíčové texty otestujte na cílové skupině (pomůžeme vám s tím)

Efektivní komunikace není jen otázkou osobního stylu, ale kultury práce s informacemi. Když píšeme efektivně a srozumitelně, dáváme najevo, že si svého čtenáře vážíme a nechceme plýtvat jeho časem, pozorností a energií.

Psát srozumitelně znamená šetřit čas a peníze na obou stranách. Je to výhra pro všechny.

Vlajkový kurz: Jak psát, aby vám rozuměli

Naučte se psát efektivně na našem společném celodenním workshopu. Osvojíte si principy plain language a posunete své texty na novou úroveň.

Více o kurzu