Plain language v české státní správě? (8. část)

3.12.2022
Co udělat pro to, aby úřady mluvily lidsky a srozumitelně? Na pátek 14. října 2022 svolala Kancelář veřejného ochránce práv kulatý stůl s tématem „Srozumitelnost ve veřejné správě“. V tomhle seriálu se pokouším shrnout, co jsem si z něj odnesl.

Klíčová myšlenka:

Testujte. Protože o tom, co je srozumitelné, rozhoduje čtenář.

Potom co jsme v pracovních skupinách poklábosili o chystané příručce srozumitelného psaní a občerstvili svou tělesnou schránku u švédských stolů, jsme se nahrnuli zpátky do sálu.

Čekaly nás totiž další dva příspěvky, které si připravila Petra Zdražilová a Barbora Kubíková z týmu Veřejného ochránce práv.

Z Petřina příspěvku „Srozumitelnost jako priorita Kanceláře veřejného ochránce práv“ jsem si poznamenal tři myšlenky:

  • Základem je vlastní příklad. Pokud se v nějaké firmě nebo instituci má začít komunikovat srozumitelně, je potřeba, aby s tím začali „ti nahoře“.
  • Srozumitelné vyjadřování nemusí hned začínat u úředních rozhodnutí a dalších zásadních dokumentů. Klidně může začít u obyčejných e-mailů.
  • Schopnost a ochota komunikovat srozumitelně se hodí mj. tehdy, když reagujeme na negativní a podrážděné zprávy (je to způsob, jak obrousit nejostřejší hrany).

Barbora Kubíková mluvila na téma „Testování srozumitelnosti – teorie a praxe“.

Hodně vycházela z toho, jak se dokumenty určené většímu množství čtenářů testují přímo v Kanceláři ombudsmana.

Zase pár tipů, které jsem si poznamenal:

  • Srozumitelnost dokumentu by se měla otestovat co nejdřív (má to být součást tvorby, ne potvrzení úspěchu).
  • Testovat by se pochopitelně mělo na zamýšlených čtenářích (zástupcích cílové skupiny).
  • Krátké písemnosti se dají testovat pomocí parafrází (testující postupně čte části písemnosti a vlastními slovy je převypráví; případně dostane doplňující otázky).
  • Pro delší písemnosti se hodí testování použitelnosti (čtenář má vyřešit konkrétní situaci; někdy může nahlas přemýšlet a my ho u toho sledujeme).
  • U zásadních dokumentů se na závěr dá udělat „plnotučná“ kontrolovaná srovnávací studie (porovnat starou a novou verzi dokumentu a předtím si stanovit, jaký výsledek budeme považovat za úspěch).

A co testování ukázalo?

U informačních letáků, které Kancelář ombudsmana přepsala do srozumitelnějšího jazyka, se počet správných odpovědí při testování zvýšil až o 20 procentních bodů.

P. S. Článek je upravenou verzí mého původního příspěvku na LinkedInu, který najdete (a můžete k němu připojit své postřehy) tady.

Ilustrační obrázek: Pixabay

Další díly:

Kliknutím na „Povolit cookies“ souhlasíte s ukládáním cookies na vašem zařízení. Neznamená to žádné sledování ani nevyžádanou reklamu, jen mi to pomůže s hladkým chodem webu.